Tips telefoonnotities
Hoe maak je goede telefoonnotities?
Je hebt leuk contact gehad met een lead en je hebt beloofd hem of haar terug te bellen. Na het gesprek hang je op en vervolgens vergeet je direct een notitie te maken. Een uurtje later denk je er weer aan maar details komen niet meer terug in je herinnering. En dat komt omdat we na 20 minuten al zeker de helft van de informatie vergeten zijn.
Dus meteen noteren is eigenlijk het allerbeste.
Hoe maak je nu goede notities?
Schrijf niet alles op
Zorg ervoor dat je notities korter zijn dan je wilt onthouden. En dit klinkt gek. Maar je hersenen vullen het dan weer aan zodra je het weer terugleest. En je krijgt daardoor een compacte tekst die eenvoudig terug te lezen is.
Hanteer deze regel eens:
Neem na het gesprek 5 minuten de tijd om een kernachtige samenvatting te schrijven van het gesprek. Noteer wat het belangrijkste was dat je wilt onthouden. Noteer welke vragen besproken zijn en waar je nog op terug moet komen.
Maak je follow-up krachtiger
Het maken van goede notities heeft ook een ander voordeel.
Het toont dat er aandacht wordt besteed. Want door goede notities te maken wordt de follow-up ook krachtiger. Je kunt dan namelijk verwijzen naar dingen die gezegd zijn de vorige keer. Je kunt vragen behandelen waar je vorige keer niet aan toe kwam. En je voorkomt dat onderwerpen opnieuw worden behandeld.
Door notities te maken luister je actiever en onthoud je informatie beter.
Maak een plan
Maak aan de hand van je goede notities een plan om terug te bellen. Omschrijf je doel in de notitie. Zo heb je houvast wanneer je de lead weer terugbelt. En het motiveert je ook om daadwerkelijk contact op te nemen. En hoe meer informatie je hebt, hoe beter je plan, hoe waardevoller jouw input is voor de ontvanger.
